A gestão de contratos empresariais garante o acesso seguro, monitorado e eficiente aos documentos das grandes organizações.
Em geral, esse gerenciamento consiste em uma prática que auxilia na preservação e segurança das informações, otimiza os processos e permite que os documentos sejam facilmente encontrados.
Neste artigo, vamos apresentar 9 dicas fundamentais para te ajudar a realizar uma gestão de contratos empresariais eficiente na sua empresa.
Acompanhe a seguir!
1. Organize os documentos
Para realizar uma gestão de contratos empresariais eficiente, o primeiro passo é organizar os documentos físicos da empresa em pastas ordenadas de acordo com as características dos materiais.
No caso de documentos físicos, o recomendado é reuni-los em um local seguro, como uma sala específica de arquivos. Já quando se trata de documentos digitais, é possível armazená-los nos próprios dispositivos, em HDs externos ou na nuvem.
2. Estabeleça um padrão de organização
Mais do que organizar os documentos, será necessário estabelecer um padrão de organização. Isso significa que para manter os contratos em ordem, o indicado é criar listas e classificar os documentos conforme o uso.
3. Nomeie os arquivos corretamente
A nomeação adequada dos contratos corporativos ajuda a otimizar o tempo dos colaboradores. Afinal, o hábito de nomear corretamente os arquivos torna o acesso mais rápido.
Em outras palavras, com arquivos nomeados de forma padronizada, fica mais fácil encontrar e organizar todas as informações, favorecendo um ambiente de trabalho produtivo.
No caso de documentos digitais, temos este artigo com dicas de como nomear esses arquivos.
4. Digitalize arquivos e utilize o armazenamento na nuvem
Após organizar todos os contratos empresariais, caso eles sejam físicos, o próximo passo é digitalizá-los.
Vale destacar que os documentos digitalizados podem ter validade jurídica da mesma forma que os físicos originais. Para isso, será preciso seguir os requisitos de digitalização dispostos no Decreto nº 10.278/2020.
Já com os documentos digitalizados, é importante armazená-los na nuvem, a fim de garantir uma maior segurança e o fácil acesso sempre que necessário, seja por meio de desktop, tablet ou smartphone.
Plataformas de gestão de documentos como a Assinei disponibilizam a nuvem para o armazenamento seguro de documentos digitalizados, assim como o gerenciamento eficiente deles.
5. Elabore uma política de uso dos documentos
No processo de gestão de contratos empresariais é fundamental estabelecer regras para garantir o uso correto dos documentos.
Nesse sentido, elaborar uma política de uso dos documentos é uma das formas de garantir a padronização e obter um nível de maior controle e eficiência.
Portanto, durante o processo de elaboração, entenda como funciona a rotina de cada setor e desenvolva uma política de uso, segurança e organização.
6. Defina as regras para o acesso
Após estabelecer a política de uso dos documentos, lembre-se de determinar as regras de acesso. Isso significa que será preciso definir quem terá direito ou não a acessar e modificar determinados documentos.
Em resumo, para criar as regras de acesso, você deve definir quais categorias ou tipos de documentos podem ser acessados e por quais profissionais.
A partir disso, será possível liberar o acesso com mais controle e visibilidade.
7. Faça o backup regular das informações
Outra prática importante na gestão de contratos é o backup dos arquivos digitais. Algumas plataformas online permitem a realização diária de backup a fim de prevenir perdas.
No entanto, além de manter os documentos digitais no ambiente virtual, também pode ser interessante reservar um HD externo para guardar os documentos e reforçar a segurança dos contratos empresariais.
8. Utilize um software de gestão de documentos
Para realizar um gerenciamento eficiente de contratos em grandes empresas, é essencial utilizar ferramentas especializadas.
Nesse cenário, uma das opções mais recomendadas é um software de gestão de documentos, que permite a elaboração, organização, armazenamento, envio e assinatura de documentos em um único lugar.
Essa ferramenta pode ser utilizada para a gestão de contratos empresariais, pois permite gerenciamento completo de todo o fluxo de contratos da sua empresa.
A Assinei é uma plataforma especializada que simplifica os processos de gestão de documentos por meio de funcionalidades inovadoras como:
- Gerenciamento do ciclo de vida dos contratos: elaboração, gerenciamento, assinatura, criação de tarefas e armazenamento dos documentos;
- Gestão de documentos por cofres e pastas: criação de cofres e pastas para todas as áreas. Assim, o administrador da conta decide os níveis de acesso, adicionando ou removendo os usuários que possuem permissão;
- API de integração: preparada para integrações via API com diversos sistemas ERP, inclusive integração nativa com soluções Aliare;
- Workflow de assinaturas: permite a definição do fluxo de assinaturas dos documentos. Assim, é possível escolher os participantes e como devem assinar;
- Tecnologia blockchain e criptografia: garante a segurança e autenticidade dos documentos;
- Armazenamento em nuvem: acesso dos documentos de qualquer lugar, com segurança em um único repositório, sem a necessidade de impressões;
- Assinaturas digitais e eletrônicas: disponibiliza a utilização de assinatura digital ou eletrônica em conformidade com a legislação brasileira;
- Modelos de contratos e templates: criação e uso de modelos de documentos e contratos, sendo possível configurar e personalizar antes de enviar para assinatura.
9. Envolva sua equipe na gestão de contratos
Por fim, a gestão de contratos empresariais só funcionará com a participação dos colaboradores. Sendo assim, ofereça treinamentos a sua equipe para que ela entenda como manter a organização dos documentos em geral.
Para tal, prepare os profissionais para os novos processos, considerando as etapas de digitalização e acesso de informações.
Conclusão
De modo geral, a gestão de contratos empresariais e documentos ajuda a otimizar processos, garante a segurança das informações e torna a rotina mais produtiva.
No entanto, para que o gerenciamento funcione de forma efetiva, é importante investir em ferramentas especializadas, como um software de gestão de documentos.
Quer realizar uma gestão de contratos empresariais eficiente no seu negócio? Solicite uma demonstração e conheça, na prática, como a Assinei pode evoluir o gerenciamento de documentos e assinaturas na sua empresa.
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