A matrícula escolar é o centro das atenções no começo dos semestres letivos das instituições de ensino.
Já se foi o tempo em que todo esse processo só acontecia de modo presencial. Hoje, com as facilidades que a tecnologia atual nos proporciona, é possível realizar a matrícula escolar de forma digital com o uso da assinatura eletrônica.
Esta modalidade de assinatura possui validade jurídica pela legislação brasileira e torna o processo de matrícula mais ágil.
Neste artigo, vamos explicar como sua instituição de ensino pode sair na frente de concorrentes e utilizar a assinatura eletrônica na matrícula escolar de seus alunos.
Continue a leitura para saber mais!
Matrícula escolar: do processo tradicional para o eletrônico
A matrícula escolar nada mais é do que um contrato entre um estudante ou seus responsáveis com a instituição de ensino. Nela, se estabelece a prestação de serviços educacionais, com os direitos, deveres e cláusulas que regem a relação de ambas as partes.
Normalmente, instituições de ensino como colégios, faculdades e cursos de idioma costumam ter períodos específicos para a matrícula escolar. O processo ocorre no início dos semestres, com a definição de datas conforme a faixa etária, turma, curso ou período dos estudantes.
Mesmo em escolas que ofertam cursos livres de curta duração, que não precisam necessariamente seguir um calendário fechado em semestres seletivos, é importante definir um período de matrículas.
Afinal, essa divisão ocorre justamente para evitar que as secretarias fiquem abarrotadas de alunos e responsáveis durante essa temporada. Com dias específicos para a matrícula escolar, a instituição de ensino consegue organizar melhor todo o processo e evitar possíveis transtornos.
No contexto da pandemia do Covid-19, em que o distanciamento social é uma medida fundamental para evitar o contágio pelo coronavírus, é ainda mais relevante pensar em formas de evitar essa lotação das secretarias.
Pensando nisso, e se dissermos para você que esse processo tradicional, com deslocamento e papelada, não precisa mais acontecer?
Com a assinatura eletrônica, é possível realizar a matrícula escolar à distância, apenas pela internet.
Esta funcionalidade facilita o processo de formalização e traz diversas vantagens para o processo tradicional.
Vamos conhecer mais sobre ela abaixo!
O que é e como funciona a assinatura eletrônica?
De forma simples, podemos definir a assinatura eletrônica como o gênero que une todas as modalidades de assinatura virtual.
Assim como a forma manuscrita, a assinatura eletrônica é uma forma de identificar a autoria e atestar o aceite de um indivíduo quanto ao conteúdo do documento em questão.
No Brasil, temos duas modalidades de assinatura eletrônica: a assinatura eletrônica e a assinatura digital. Ambas foram instituídas com a publicação da Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
Podemos definir a modalidade assinatura eletrônica como qualquer forma de identificação eletrônica que pode ser confirmada por um conjunto de dados que comprovem a rastreabilidade e autoria da assinatura.
As informações que irão servir como evidências digitais da assinatura eletrônica devem ser definidas em comum acordo entre as partes do contrato — no caso, o aluno ou responsável e a instituição de ensino.
Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza certificado digital, uma identidade eletrônica. Na operação com esta modalidade, há o uso de criptografia assimétrica, tecnologia que transforma dados em códigos e é reconhecida como um dos principais mecanismos de segurança digital.
A assinatura eletrônica possui validade jurídica?
Sim, se a assinatura eletrônica estiver de acordo com as definições da MP nº 2.200-2/2001.
No caso da assinatura eletrônica, para que ela seja válida juridicamente, é necessário que ela atenda os seguintes requisitos:
- Identificação do autor da assinatura, com nome completo, e-mail e demais informações necessárias, como RG, CPF, entre outras;
- Uso de mecanismos de autenticação para atestar a autoria da assinatura;
- Acordo prévio entre as partes de quais dados serão utilizados para averiguar a veracidade da assinatura. De preferência, essas informações devem estar presentes no documento da matrícula escolar.
Já a assinatura digital, por outro lado, deve atender esses critérios:
- Identificação do autor da assinatura, com nome completo e dados do documento de identificação;
- Uso de certificado digital, com validade vigente emitido de acordo com o padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
- Uso de mecanismos de autenticação para atestar a autoria da assinatura, previamente acordados no contrato de matrícula escolar.
Em ambas as modalidades, um ponto é essencial: para garantir que a assinatura eletrônica de suas matrículas escolares está conforme a legislação brasileira, é preciso que a instituição de ensino utilize uma plataforma especializada em assinaturas eletrônicas.
Plataformas como a Assinei, por exemplo, vão além e disponibilizam as assinaturas eletrônicas e digitais com soluções integradas à gestão de documentos.
Dessa forma, a instituição de ensino tem uma solução completa para o armazenamento, gerenciamento e organização das matrículas escolares.
É seguro utilizar a assinatura eletrônica na matrícula escolar?
Sim! Independente de qual modalidade de assinatura eletrônica sua instituição de ensino escolher, ambas são seguras.
No entanto, assim como explicamos anteriormente no tópico sobre a validade jurídica, a segurança de uma assinatura eletrônica está diretamente relacionada à plataforma que você utiliza para realizá-las.
A maior parte das soluções disponíveis no mercado utilizam diferentes tecnologias para proteger os documentos com assinaturas eletrônicas de acesso ou alterações indevidas. Algumas delas, por exemplo, são a criptografia e a tecnologia blockchain.
Por isso, novamente devemos ressaltar a importância de utilizar uma solução especializada em assinaturas eletrônicas. Desse modo, você pode garantir que sua instituição de ensino tem os dados das matrículas escolares seguros.
Quais são as vantagens de utilizar a assinatura eletrônica na matrícula escolar?
Existem diversos benefícios em utilizar a assinatura eletrônica na matrícula escolar.
Confira os principais abaixo!
Mais comodidade para alunos e responsáveis
Com a assinatura eletrônica, alunos e responsáveis conseguem formalizar a matrícula escolar rapidamente, com apenas alguns cliques.
Portanto, não importa onde eles estão: no trabalho, em uma viagem ou no transporte público. Se a pessoa tiver um dispositivo eletrônico e conexão com internet, será possível assinar a matrícula escolar de forma virtual.
Essa comodidade facilita a realização da matrícula escolar e por consequência, melhora a experiência do estudante e do responsável com a instituição de ensino.
Mais agilidade, menos burocracia
Pensar no modo tradicional de realizar a matrícula escolar é lembrar de toda a burocracia que envolve esse processo.
A assinatura eletrônica reduz os obstáculos da matrícula escolar. Com a funcionalidade, não é preciso se deslocar até a instituição de ensino e encarar longas filas de espera — basta o estudante ou o responsável acessar seu e-mail, mensagem SMS ou Whatsapp para assinar o contrato.
Já imaginou quanto tempo é possível poupar sem precisar fazer a matrícula escolar de forma presencial? A economia também vem no dinheiro, sem gastos com transporte.
Outra facilidade da assinatura eletrônica é que o aluno ou responsável não fica dependente do horário de atendimento da instituição de ensino. Afinal, desde que ele respeite o prazo do período de matrícula, o aluno poderá assinar o contrato de onde estiver, no horário e data que lhe for mais conveniente.
Para a instituição de ensino, também é uma forma de otimizar o trabalho dos colaboradores, que conseguem cuidar de todo o processo de matrícula com mais agilidade.
Mais sustentabilidade, menos gastos com papel e impressão de documentos
Sustentabilidade é uma questão fundamental para o nosso mundo.
As instituições de ensino, como locais de formação de estudantes e futuros cidadãos, também devem fazer sua parte e repensar a forma como utilizam seus recursos materiais.
Essa mudança pode começar pela matrícula escolar, que envolve a impressão e cópias de diversos documentos. Quando migramos esse processo para a internet e utilizamos a assinatura eletrônica, é possível ter uma redução considerável no consumo de papel.
Além disso, diminuir o número de impressão de documentos também impacta os gastos da instituição de ensino, o que resulta em economia nas despesas com papel, toners, manutenção equipamentos e, até mesmo, energia elétrica.
Mais um diferencial para sua instituição de ensino
Pense rápido: quantas instituições de ensino da sua região oferecem a opção de assinatura eletrônica para a matrícula escolar?
Disponibilizar essa modalidade de assinatura é um diferencial que agrega valor aos serviços e à imagem da sua escola.
Ademais, com a crescente digitalização, é natural que a assinatura eletrônica se torne cada vez mais popular com o passar dos anos.
Então, por que não colocar sua instituição de ensino à frente desse movimento? Este é o momento para se destacar!
Como enviar a matrícula escolar para assinatura eletrônica?
Agora que você conhece as vantagens da assinatura eletrônica, vamos entender como utilizá-la na matrícula escolar da sua instituição de ensino.
Primeiramente, devemos lembrar que sua instituição não precisa ter um sistema só para a matrícula online. Em uma plataforma especializada em documentos eletrônicos, você pode elaborar o contrato de matrícula ou fazer o upload do mesmo e, então, enviar para assinatura.
Os estudantes ou responsáveis recebem o aviso para assinarem o documento por e-mail ou mensagem SMS. Basta, então, criar uma conta ou fazer o login na plataforma para assinar a matrícula.
Na Assinei, por exemplo, a assinatura eletrônica é realizada apenas com e-mail e senha. Já a assinatura digital, além desses dados, também exige que o usuário informe o certificado digital.
Independente de qual modalidade sua instituição de ensino escolher, a Assinei fornece um certificado de assinaturas, com os principais eventos e informações que atestam a integridade do documento.
Além disso, também é possível verificar a validade da assinatura eletrônica na matrícula escolar pelo validador do nosso site.
Para entender melhor como criar a sua assinatura eletrônica na Assinei, confira este artigo em que explicamos como funciona todo o processo.
Quais são as informações necessárias para uma matrícula escolar que será enviada para assinatura eletrônica?
A matrícula escolar com assinatura eletrônica tem o mesmo conteúdo que sua versão em papel teria.
No geral, as instituições de ensino possuem um modelo de matrícula básico, com os dados da pessoa jurídica e as cláusulas do contrato.
Para personalizar o documento de acordo com cada estudante, é preciso adicionar as informações do curso e os dados pessoais do aluno e responsável, como nome completo e número de RG e CPF.
Além dessas informações, é imprescindível informar o e-mail e o telefone celular. Ambos são necessários para que a instituição de ensino consiga enviar o contrato de matrícula para a assinatura eletrônica.
Como ficam os outros documentos necessários para a matrícula escolar em um processo eletrônico?
Normalmente, também é comum que as instituições de ensino exijam cópias de alguns documentos no processo de matrícula.
A lista de documentos necessários varia de acordo com a instituição de ensino e em qual curso a pessoa está se matriculando.
Assim, os que costumam ser mais comuns para o processo são:
- Documentos de identificação do estudante e/ou do responsável (identidade e CPF, para cidadãos brasileiros, ou registro de estrangeiro)
- Certificados de conclusão de ensino (por exemplo, para iniciar um curso de graduação, é obrigatório apresentar o certificado de conclusão do ensino médio);
- Certidão de nascimento ou casamento;
- Certificado militar, obrigatório para estudantes do sexo masculino maiores de 18 anos;
- Comprovante de residência;
- Histórico escolar;
- Título de eleitor, obrigatório para estudantes maiores de 18 anos. Em alguns casos, o documento já é necessário a partir dos 16 anos;
- Certidão de quitação eleitoral, para os estudantes que já votam.
Em um processo de matrícula escolar online, também é possível substituir a cópias impressas desses documentos por versões eletrônicas.
Por meio de impressoras e outras máquinas de cópia, é possível digitalizar os documentos e salvá-los em arquivos eletrônicos. Desse modo, o aluno ou responsável consegue enviá-los por e-mail ou por outro canal da instituição de ensino.
Entretanto, caso essas opções não sejam disponíveis, ainda há a possibilidade de utilizar aplicativos para smartphones e tablets. Essas soluções escaneiam os documentos com a própria câmera dos dispositivos e frequentemente, estão disponíveis de modo gratuito.
Alguns documentos, como o título de eleitor e o CPF, existem versões digitais oficiais. Nesses casos, a opção é exportar o documento digital para um arquivo PDF ou fazer um print da tela.
Mas e se a instituição de ensino exigir a autenticação desses documentos? Como fica a questão dos arquivos eletrônicos?
Se houver essa exigência, é possível autenticar os documentos de modo digital pela plataforma e-Notariado da Central Notarial de Certificação Digital (Cenad).
O processo de autenticação de documento pela internet exige o uso de um certificado digital emitido em um tabelionato de notas credenciado como Autoridade Notarial.
Para essa finalidade, a emissão do certificado digital é gratuita e muito simples: basta comparecer ao tabelionato de sua preferência com documento de identidade e comprovante de residência.
Explicamos esse processo com mais detalhes neste artigo sobre autenticação de documentos pela internet.
Conclusão
Neste artigo, explicamos como utilizar a assinatura eletrônica na matrícula escolar.
Disponível em duas modalidades — a assinatura eletrônica, mais simples, e a assinatura digital, que utiliza certificado digital —, essa forma de assinar documentos não é novidade no Brasil. Ambos os tipos têm validade jurídica pela legislação brasileira desde 2001, ano em que houve a publicação da MP nº 2.200-2, medida que regulamenta as modalidades no país.
Portanto, a assinatura eletrônica é segura e pode ser tranquilamente utilizada por instituições de ensino. Entre as vantagens, estão mais agilidade e eficiência para todo o processo de matrículas.
Também podemos utilizar a assinatura eletrônica em outros documentos da rotina de escolas e faculdades. Falamos mais sobre esse tema no nosso artigo sobre contrato digital e assinatura eletrônica em instituições de ensino.
Gostou desse conteúdo? Aproveite a visita no nosso blog e leia o comparativo que fizemos entre a assinatura eletrônica e a manuscrita.
