A produtividade em vendas é um ponto-chave para o departamento comercial das empresas.
O objetivo de trabalhar a produtividade em vendas é gerar melhores resultados com os recursos já disponíveis e, caso necessário, investimentos assertivos, que estejam de acordo com a realidade da empresa e contribuam para elevar a qualidade das vendas.
Atuar em prol de uma melhor produtividade em vendas exige uma atenção especial às atividades e processos do departamento comercial. Ao analisar esses procedimentos, é possível encontrar formas de desburocratizar a rotina de vendas, de modo a facilitar a celebração de acordos e negócios.
Neste cenário, é essencial que a formalização e gestão de contratos seja o mais prática possível.
Por isso, neste artigo, vamos falar sobre como os documentos e assinaturas eletrônicas podem contribuir para um departamento comercial mais eficiente e produtividade.
Continue a leitura para saber mais!
O que é a produtividade em vendas?
De forma simples, podemos definir produtividade em vendas como um modo de otimizar os recursos do departamento comercial para garantir mais resultados.
Esses recursos incluem os humanos (ou seja, os funcionários da equipe comercial), financeiros (o orçamento para atender as despesas e gastos específicos do departamento), tecnológicos (internet e intranet, softwares e e-mail de uso corporativo, serviço de nuvem, entre outras ferramentas) e materiais (blocos de anotação, canetas e outros itens de papelaria, por exemplo).
Sendo assim, podemos dizer que a produtividade em vendas visa a um melhor aproveitamento dos recursos do departamento comercial.
O que afeta a produtividade em vendas?
Primeiramente, precisamos lembrar que o departamento comercial não funciona de modo isolado na empresa. Todos os setores são interligados e os processos e rotina de cada um podem, de maneira ou outra, influenciar as vendas da empresa.
Por que nós começamos esse tópico com essa observação?
Para lembrar que a produtividade em vendas sofre influência de fatores internos e externos.
Esses pontos nem sempre têm uma delimitação clara, em que podemos defini-los como questões somente da empresa ou aspectos fora desse ambiente. Na verdade, o mais comum é que eles estejam associados um ao outro.
Pense, por exemplo, na compra de um imóvel. Se o país está passando um período economicamente ruim, a população se torna mais receosa em fazer compras grandes, como a de um imóvel. Então, esse é um fator externo que influencia na hora de fazer a venda.
No entanto, se a imobiliária oferecer condições mais vantajosas e acessíveis para o cliente, como financiamento ou um número maior de parcelas para pagar o imóvel, a venda tem mais chances de ser realizada.
Dessa forma, nesse contexto, é importante que o vendedor ofereça essas possibilidades em um momento oportuno, com uma comunicação que não intimide a pessoa interessada.
Sendo assim, para começar a verificar o que afeta a produtividade em vendas, é preciso realizar um diagnóstico geral de todos os processos e aspectos que se relacionem com a rotina comercial.
Desse modo, nesta análise poderá se averiguar pontos como:
- Prospecção e qualificação dos clientes;
- Realização de follow up;
- Acompanhamento das entregas e resultados;
- Treinamento e capacitação dos profissionais;
- Relação entre a quantidade de demandas e o número de funcionários do departamento;
- Eficiência da gestão do departamento;
- Gerenciamento e organização do tempo;
- Comunicação com os clientes.
Como a documentação influencia a produtividade em vendas?
Na hora de fechar uma venda, uma das etapas cruciais é cuidar da parte burocrática do acordo — ou seja, a formalização da venda com a elaboração de um contrato.
De acordo com as próprias particularidades do tipo do acordo, são necessários diversos documentos, além do contrato propriamente dito, para oficializar o negócio. Alguns deles, por exemplo, são os termos de aceite ou a política de privacidade exigida pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Nesse sentido, outro ponto que precisamos considerar nesse contexto é a alta rotatividade da documentação. Para formalizá-la, é necessário coletar as assinaturas de todas as partes envolvidas. No processo tradicional, isso é feito de forma manual, sendo em alguns casos necessário despachar os documentos em correios, cartórios ou malotes ou, até mesmo, se deslocar fisicamente para coletar a assinatura.
Pense, por exemplo, se as pessoas que precisam assinar o contrato estão em três locais diferentes. Além de todos os procedimentos necessários para enviar o documento até eles, também será preciso rastrear o despacho e estar em constante comunicação com o cliente, de modo a verificar o recebimento e a assinatura.
Nesse cenário, mesmo com o documento já assinado, o processo de formalização ainda não acabou — é preciso digitalizar o contrato ou enviar o documento físico de volta a empresa.
Todo esse processo é caro, lento e cansativo, certo? Imagine então o tempo e o custo total para realizá-lo… Definitivamente, poderíamos aproveitá-los de forma mais eficiente no departamento comercial. Mas de que forma?
Como aumentar a produtividade da equipe de vendas com documentos e assinaturas eletrônicas?
É aí que entra a assinatura eletrônica!
Com essa modalidade, a equipe de vendas pode elaborar os contratos em formato digital e coletar as assinaturas com agilidade, segurança e validade jurídica.
Veja mais abaixo!
Assinatura eletrônica
De modo geral, podemos definir a assinatura eletrônica como uma identificação ou de autoria ou aprovação de um conteúdo realizada por um meio eletrônico (computador, smartphone ou tablet).
Essa é a definição básica do conceito de assinatura eletrônica. Agora, vamos conhecer como a visão da lei brasileira.
De acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, nós temos duas modalidades de assinatura eletrônica no Brasil: a assinatura eletrônica e a assinatura digital.
A assinatura eletrônica é qualquer identificação eletrônica, previamente definida em acordo, que pode ser confirmada por um conjunto de dados e evidências digitais.
Já a assinatura digital, por sua vez, é uma modalidade de assinatura eletrônica que utiliza criptografia assimétrica. Esta tecnologia adota um sistema de chaves criptográficas por meio do certificado digital, uma identidade eletrônica emitida por Autoridades Certificadoras e que segue o padrão definido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Ambas as modalidades são regulamentadas pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e possuem validade jurídica.
Além disso, em 2020, tivemos a sanção da Lei nº 14.063, que amplia o uso das assinaturas eletrônicas na relação com os órgãos públicos e na área da saúde.
Contratos digitais
Com as assinaturas eletrônicas, é possível adotar os contratos digitais para a oficialização das vendas.
A princípio, todo contrato pode ser elaborado de forma digital, desde que não exista uma especificação na lei que proíba o formato para determinado tipo de acordo.
Logo, seguindo esse raciocínio, podemos elaborar os contratos de vendas de forma digital.
Neste formato, o processo para formalização ganha agilidade. A validade jurídica também é garantida, desde que as assinaturas atendam os critérios da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020, bem como os preceitos para a legitimidade do negócio jurídico definidos pelo Código Civil (artigo 104).
Quais as vantagens da Assinei para a produtividade da equipe de vendas?
A Assinei, plataforma especializada na gestão de documentos e assinaturas eletrônicas, oferece uma gama de soluções que podem melhorar a produtividade em vendas da empresa.
Confira algumas das possibilidades:
Otimize e ganhe tempo
Pela Assinei, é possível firmar um contrato em poucos cliques, reduzindo em até 97% o tempo gasto com assinaturas de documentos.
Desse modo, a equipe de vendas poderá utilizar esse tempo para outras atividades e concentrar a energia no encantamento de seus clientes, gerando ainda mais resultados para a empresa.
Menos custos com impressão e transporte de documentos
Anteriormente, você viu como o processo tradicional para coleta de assinaturas exigia gastos com transporte ou despacho dos contratos.
Nesse cenário, outra despesa é com a impressão de documentos e todos os custos com papel, cartuchos e equipamentos.
Esses gastos não são mais necessários com os contratos digitais. O envio dos documentos, bem como a formalização com as assinaturas, é feita de modo totalmente eletrônico.
Gestão efetiva com dashboard inteligente
A Assinei facilita o acompanhamento dos contratos firmados com um dashboard inteligente, que facilita o controle e a gestão dos contratos.
Por meio do dashboard, a equipe de vendas pode visualizar, em tempo real, a quantidade de documentos assinados, encerrados, com pendência de assinatura e os que ainda estão em rascunho.
Outra funcionalidade é o cálculo do tempo médio para a realização de assinaturas e da média mensal de assinaturas coletadas. Esses números são valiosos para análises e relatórios sobre as atividades do departamento comercial — neles, é possível encontrar oportunidades para melhorar a produtividade em vendas.
Além disso, em uma conta empresarial, também é possível adicionar tarefas pendentes para os usuários, o que contribui para uma melhor comunicação entre a equipe de vendas e também ajuda na organização das atividades.
Fácil acesso com armazenamento em nuvem
A Assinei traz consigo um sistema de armazenamento em nuvem, que torna o controle de documentos acessível via web a partir de qualquer local ou dispositivo.
Assim, com mais mobilidade, além de conseguir consultar todas as informações e os status dos contratos, a equipe de vendas também pode solicitar assinaturas com mais facilidade.
Segurança em todo o processo
A formalização tradicional de um contrato envolve, inegavelmente, riscos como fraude ou de extravio dos documentos.
Com os contratos digitais, a equipe de vendas ganha mais segurança em todo esse processo. Plataformas especializadas em documentos eletrônicos utilizam tecnologias avançadas para proteger os arquivos de alterações ou acesso indevido de terceiros.
A Assinei, por exemplo, utiliza criptografia e tecnologia de ponta para promover alta segurança tecnológica em todos os documentos e assinaturas.
Automatização com integração via API
Para ainda mais praticidade na formalização dos contratos, outra funcionalidade útil é a integração via API (sigla para Application Programming Interface, no termo em inglês, e Interface de Programação de Aplicação em português).
Em síntese, podemos explicar a integração via API como um programa intermediário que conecta dois softwares diferentes, de modo a tornar as linguagens desses sistemas compatíveis uma com a outra.
Desse modo, por meio da integração via API da Assinei, é possível utilizar as funcionalidades da plataforma no próprio sistema da empresa e reduzir ainda mais a burocracia no processo de documentação comercial.
Essa é uma funcionalidade que também pode ser útil para integrar diferentes setores da empresa, já que os processos da área de vendas se relacionam com o de outros departamentos, como o marketing e o jurídico, por exemplo.
Mais sustentabilidade
Além de contribuírem para a otimização do tempo e redução dos gastos da empresa, as assinaturas eletrônicas também colaboram com a preservação do meio ambiente, visto que não é necessário a impressão dos documentos.
Ou seja: é redução de custos, otimização de tempo e mais sustentabilidade para a sua empresa! Só vantagens, hein?
Eleve a competitividade do seu negócio
Modernizar a documentação e a formalização de contratos demonstra que a empresa, além de antenada com as tendências, busca facilitar a compra do cliente.
Simplificar esse processo é uma forma de valorizar o tempo do cliente e desburocratizar o acesso dele à compra ou serviço contratado. Oferecer essa praticidade eleva a competitividade do seu negócio — ao final, ele terá uma experiência ainda mais positiva e poderá vir a ser um promotor da empresa.
Conclusão
Garantir uma experiência encantadora ao cliente traz consigo o peso da expectativa que ele possui em relação a outras ações da empresa.
Dentre elas, está o processo de formalização da compra ou negócio: quanto mais burocrática, mais o cliente se chateia.
No fim, um trâmite lento desgasta a relação com a equipe de vendas e prejudica, até mesmo, o momento oportuno da negociação.
Dessa forma, entendemos que quanto melhor a imagem da empresa perante o cliente, melhor precisa ser a forma de condução desse processo.
Com a Assinei, é possível desburocratizar a documentação das vendas e focar no que realmente importa.
Por meio da nossa plataforma, a equipe de vendas tem uma experiência otimizada e funcional, com mais mobilidade. Em uma única solução, é possível elaborar, assinar, gerenciar e armazenar os documentos. Tudo isso, claro, com segurança jurídica.
A automatização desse processo de formalização é fundamental para que o comercial ganhe tempo e aumente a produtividade no dia a dia. Assim, a equipe evita esforços desnecessários com tarefas manuais e burocráticas pode se concentrar no objetivo principal: atingir as metas, garantir resultados positivos para a empresa e entregar um atendimento ímpar ao cliente!
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