Na assinatura digital de contratos, as partes envolvidas na negociação podem formalizar o acordo em qualquer hora e lugar. Afinal, o processo é feito de forma totalmente online.
Neste artigo, vamos explicar como funciona a assinatura digital de contratos, apresentar suas principais vantagens e explicar como comprovar sua autenticidade.
Ficou interessado?
Então, acompanhe a seguir!
O que é assinatura digital?
Podemos definir a assinatura digital como uma modalidade de assinatura eletrônica que, obrigatoriamente, utiliza o certificado digital para a formalização do documento.
O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica única do signatário. No meio digital, seria equivalente ao CPF (para pessoa física) e ao CNPJ (para pessoa jurídica).
Em quais situações podemos utilizar a assinatura digital?
A assinatura digital pode ser utilizada em diversos documentos de diferentes segmentos. Veja alguns exemplos abaixo:
Recursos Humanos
- Contratos de trabalho;
- Aviso e recibo de férias;
- Holerite;
- Termo de rescisão do contrato de trabalho;
- Carta de demissão.
Contabilidade
- Balanço Patrimonial;
- Balancete Contábil;
- Contratos de compra;
- Propostas comerciais;
- Recibos comerciais.
Saúde
- Laudos médicos;
- Receitas médicas.
Jurídico
- Acordos trabalhistas;
- Contratos de forma geral;
- Documentos societários;
- Procurações.
Agronegócio
- Barter;
- Cédula de Produto Rural (CPR);
- Contrato de compra e venda de grãos;
- Contrato de armazenagem de grãos;
- Duplicata;
- Termo de cessão;
- Termo de fiança;
- Recibo;
- Termo de quitação.
Como funciona a assinatura digital de contratos?
A princípio, o contrato pode ser assinado com o uso de assinatura digital de forma totalmente online. No entanto, para que isso aconteça, a empresa deve seguir as próximas etapas:
- Elaborar o contrato: criar o contrato em formato eletrônico, incluindo as cláusulas e informações relevantes para a negociação;
- Identificar e incluir as partes no fluxo de envio: adicionar as pessoas que vão assinar o contrato;
- Enviar o contrato: realizar o envio de e-mail para as partes interessadas;
- Assinar o contrato: as partes envolvidas devem ler e assinar digitalmente o contrato eletrônico. Em seguida, a assinatura digital é registrada em um sistema eletrônico com data, hora e local;
- Arquivar o contrato: o contrato assinado deve ser armazenado em um sistema seguro, que proteja a sua integridade.
Vale destacar que contratos assinados por meio da assinatura digital possuem a mesma validade que os assinados manualmente.
Entretanto, é necessário que esses documentos atendam alguns requisitos legais, como o uso de certificados digitais, que devem ser emitidos por Autoridades Certificadoras e segundo a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil).
No mais, é possível assinar os contratos de forma digital por meio do desktop, celular, tablet e notebook.
A assinatura digital de contratos possui validade jurídica?
A assinatura digital possui validade jurídica desde a publicação da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a ICP -Brasil e hoje regulamenta a certificação digital no país.
As duas principais leis que validam o uso da assinatura digital no Brasil são a MP nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020.
Como utilizar a assinatura digital em contratos?
Em geral, para um contrato digital ter validade jurídica, é preciso realizar a assinatura digital por meio de uma plataforma especializada em assinaturas eletrônicas.
Sendo assim, após elaborar ou fazer o upload do contrato digital, basta adicionar nome e e-mail dos participantes para, então, enviar o arquivo para assinatura, conforme a modalidade.
Para entender melhor, confira o passo a passo de como assinar um contrato digital na Assinei:
Além disso, outra opção que está disponível pela Assinei é a assinatura híbrida. Neste caso, você pode ter a assinatura eletrônica e a digital em um único documento.
Quais as vantagens de utilizar a assinatura digital em contratos?
Na prática, o uso da assinatura digital em contratos pode oferecer diversas vantagens. Confira!
Praticidade
A praticidade é uma das grandes vantagens de utilizar assinatura digital em contratos. Afinal, para utilizá-la, basta ter um dispositivo eletrônico com acesso à internet.
Isso significa que as partes não precisam se deslocar para assinar o documento, pois é possível formalizá-lo em qualquer lugar e horário.
Agilidade
Como o processo de assinar o contrato em plataforma de assinatura eletrônica é rápido, as negociações costumam ser mais ágeis.
Isso porque não é necessário perder tempo com impressão, deslocamento, trânsito e envio de documentos pelo correio.
Além disso, algumas plataformas, como a Assinei, disponibilizam a assinatura em lote, que permite assinar vários documentos de uma só vez.
Redução de custos
O processo de assinatura digital ocorre em ambiente online. Sendo assim, não é necessário enviar ou solicitar a entrega de documento físico e gastar com transporte ou despacho.
Além disso, com a assinatura eletrônica, não é preciso imprimir documentos. Assim, é possível reduzir os gastos com gráficas, papelarias e com o papel, manutenção da impressora e toners da própria empresa.
Segurança
A assinatura eletrônica e a assinatura digital são seguras juridicamente, com amparo nas leis MP nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020, e também quanto à proteção de dados.
Além disso, a assinatura digital utiliza a criptografia, que codifica as informações e só permite a visualização dos dados por pessoas autorizadas. Portanto, seu uso equivale a uma assinatura manuscrita com reconhecimento de firma — por isso, é considerada a modalidade de assinatura mais segura possível.
O que é necessário para ter/fazer a assinatura digital de contratos?
A assinatura digital é uma modalidade que exige o uso do certificado digital. Diante disso, o passo principal é adquirir esse certificado em uma Autoridade Certificadora.
Veja abaixo como funciona!
1. Escolha uma Autoridade Certificadora: o primeiro passo para adquirir o seu certificado digital é escolher uma das Autoridades Certificadoras subordinadas à ICP-Brasil.
2. Selecione o certificado ideal: verifique as opções oferecidas pela certificadora e selecione a melhor para o seu caso. É possível emitir a identidade para pessoa física ou jurídica.
3. Apresente a documentação: apresente os documentos pessoais ou da empresa à certificadora.
No caso de pessoa jurídica, por exemplo, é preciso apresentar os documentos de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário), documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF) e cartão do CNPJ impresso.
4. Agende a validação: você tem duas opções: comparecer pessoalmente na certificadora, para validar o documento, fazer o cadastro biométrico e assinar alguns termos; ou realizar todo o procedimento de forma remota.
5. Aguarde a entrega ou retire o certificado: após a validação presencial, o certificado digital ficará disponível em algumas horas ou dias.
Após adquirir o certificado, utilize um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Essa ferramenta automatiza todo o processo de assinatura e gerenciamento de documentos.
A Assinei é Autoridade Registradora vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Nossa plataforma disponibiliza a emissão e renovação de certificado digital de forma virtual, sem a necessidade de deslocamento ou presença física. Além disso, permite que você assine e gerencie seus documentos sem burocracia.
Como comprovar a autenticidade da assinatura digital de contratos?
Em geral, a assinatura digital reúne diversos dados e evidências digitais que registram onde e quando o documento foi assinado.
O certificado digital utiliza chaves criptografadas para atestar a identidade das partes. Dessa forma, as empresas ficam seguras em relação a aspectos como autenticidade, segurança das informações e validade da identidade do signatário.
Conclusão
Neste artigo, aprendemos como funciona a assinatura digital de contratos e que a modalidade possui a mesma validade jurídica que a assinatura manuscrita.
A vantagem é que ela proporciona mais praticidade, agilidade, redução de custos e segurança para as partes envolvidas no documento.
Para adquirir a assinatura digital, basta fazer o certificado digital e ter acesso a uma plataforma de assinaturas eletrônicas e digitais.
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