A gestão de documentos no agronegócio pode beneficiar o setor em diversos aspectos, já que ajuda a reduzir custos, aumentar a produtividade e agilizar as tomadas de decisões do negócio rural.
Neste artigo, vamos explicar o que é gestão de documentos no agronegócio, suas vantagens e como implementá-la na sua empresa.
Acompanhe a seguir!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos consiste em um conjunto de práticas adotadas com o objetivo de administrar documentos físicos ou digitais de uma empresa. Nesse processo, é feita a organização e armazenamento dos documentos considerando sua natureza e suas especificidades de manuseio.
Na gestão digital, por exemplo, os documentos são arquivados com segurança e sem risco de perdas em sistemas de gestão. Neste caso, a ideia é reduzir o uso de papéis e agilizar a busca por dados e informações nas empresas.
A gestão de documentos é importante porque influencia diretamente no aumento da produtividade da empresa. Afinal, ela impacta na redução de tempo, além de minimizar o risco de extravios e auxiliar na tomada de decisões importantes.
Por que é importante fazer a gestão de documentos no agronegócio?
A princípio, a gestão de documentos no agronegócio é fundamental para garantir a eficiência, a segurança e a sustentabilidade das operações. Assim, ao organizar e gerenciar de forma eficiente os documentos, as empresas rurais podem obter diversos benefícios:
Conformidade legal
O setor agrícola é altamente regulamentado. A gestão de documentos pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis do país, de forma a evitar multas e problemas legais.
Proteção de ativos
A gestão de documentos protege os ativos da empresa — como propriedades, máquinas e equipamentos — por meio da documentação adequada de contratos, manutenções e registros históricos.
Imagem da empresa
Uma gestão documental eficiente demonstra profissionalismo e comprometimento com a qualidade. Isso fortalece a imagem da empresa perante clientes, parceiros e órgãos reguladores.
Quais os principais passos para começar a gestão de documentos em uma empresa no agronegócio?
Para realizar uma gestão de documentos no agronegócio, é necessário seguir alguns passos importantes. Confira os principais abaixo:
Diagnóstico da situação atual: faça um levantamento de todos os documentos gerados pela empresa e identifique os tipos, volumes e formatos.
Definição dos objetivos: determine quais são os principais objetivos a serem alcançados com a implementação da gestão de documentos. Alguns exemplos são: redução de custos, aumento da eficiência e melhoria da segurança da informação.
Escolha da ferramenta: avalie as diferentes opções de ferramentas de gestão de documentos disponíveis no mercado e escolha a que consegue atender melhor às necessidades da sua empresa. Nesse processo, considere o tamanho da empresa, o volume de documentos e o orçamento disponível.
Digitalização: faça a digitalização dos documentos físicos existentes a fim de garantir a qualidade da imagem e a preservação das informações.
Organização e classificação: crie uma estrutura de pastas e subpastas para organizar os documentos de forma lógica e intuitiva, utilizando critérios como data, tipo de documento e assunto.
Definição de fluxos de trabalho: estabeleça os processos de criação, aprovação, armazenamento e compartilhamento de documentos. Para isso, defina os responsáveis por cada etapa.
Treinamento dos colaboradores: ofereça treinamento aos colaboradores sobre o uso da ferramenta de gestão de documentos e as novas rotinas de trabalho.
Monitoramento e melhoria contínua: acompanhe o desempenho da gestão de documentos e faça ajustes sempre que necessário para garantir a eficiência do sistema.
Quais são as vantagens da gestão de documentos para operações no agronegócio?
Ao implementar a gestão de documentos na sua empresa, é possível obter diversas vantagens como:
Redução de custos
A redução de custos é uma das principais vantagens da gestão de documentos, especialmente quando o processo é realizado por meio de um software de gestão. Afinal, como todas as etapas são executadas no ambiente digital, a empresa não precisa utilizar serviços de correios ou de transporte.
Além disso, a impressão de papéis e o deslocamento até o cartório se tornam dispensáveis nesse processo.
Produtividade
A princípio, ao ter todos os documentos organizados e de fácil acesso, os colaboradores economizam tempo na busca por informações, o que consequentemente agiliza os processos e aumenta a produtividade.
Além disso, por meio de um sistema de gestão, todo o gerenciamento é realizado em um ambiente totalmente digital, de modo ágil e eficiente. Logo, os funcionários conseguem executar o trabalho com rapidez e, assim, possuem mais tempo para executar outras tarefas.
Segurança
Por meio da gestão documental é possível proteger os documentos contra perdas, danos e acessos não autorizados, o que é fundamental para a segurança da empresa.
Ademais, ao utilizar a tecnologia nesse processo, como a assinatura eletrônica e digital fornecidas por plataformas de gestão, a empresa garante a autenticidade dos documentos sem deixar brechas legais para a sua contestação.
Vale ressaltar que a utilização da assinatura eletrônica e digital é amparada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e garante a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Monitoramento
A partir de uma plataforma de gestão de documentos é possível monitorar, com facilidade, os documentos enviados para a assinatura. No mais, também há formas de acompanhar todo o histórico dos contratos, assim como a visualização dos documentos que estão vigentes e os que estão vencendo.
Organização
Em um sistema de gestão, os documentos permanecem armazenados de forma organizada. Assim, fica mais fácil acessá-los sempre que houver necessidade.
Dessa forma, os funcionários não precisam ficar horas e horas procurando documentos importantes por conta da falta de organização dos arquivos em ambientes físicos.
Como a Assinei se relaciona com a gestão de documentos no agronegócio?
A Assinei é uma plataforma especializada em gestão de documentos com soluções integradas para assinaturas eletrônicas e digitais. Atualmente, ela trabalha com diversos setores, com o agronegócio como seu principal.
No universo agropecuário, alguns exemplos de documentos que podem ser gerenciados e assinados na Assinei são:
- Pedido de venda;
- Duplicatas;
- Contrato de Barter;
- Cédula de Produto Rural (CPR);
- Contrato de compra e venda de grãos;
- Contrato de armazenamento de grãos;
- Receituário agronômico.
Além disso, na nossa plataforma, a empresa consegue:
- Controlar e unificar as informações e histórico dos documentos;
- Criar tarefas e alertas, definir prazos, armazenar ou utilizar modelos prontos;
- Enviar assinaturas no padrão ICP-Brasil com ou sem certificação digital.
Em resumo, a Assinei reúne as seguintes funcionalidades:
Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos: elaboração, gerenciamento, assinatura, criação de tarefas e armazenamento de todos os seus documentos.
Gestão de documentos por cofres e pastas: criação de cofres e pastas para todas as áreas da organização. O administrador da conta é quem decide os níveis de acesso, adicionando ou removendo os usuários que possuem permissão.
Fácil integração: preparada para integrações via API com diversos sistemas, além de possuir integração nativa com os softwares Aliare.
Tecnologias avançadas para segurança: utiliza da criptografia HASH SHA 256 e da tecnologia blockchain para garantir a segurança dos documentos na plataforma.
Armazenamento em nuvem: acesso dos documentos de qualquer lugar. Os documentos ficam seguros em um único repositório.
Assinaturas digitais e eletrônicas: disponibiliza a utilização de assinatura digital ou eletrônica.
Modelos de contratos e templates: criação e utilização de modelos de documentos, sendo possível configurar e personalizar antes de enviar para assinatura.
Conclusão
Como vimos, por meio da gestão de documentos no agronegócio é possível organizar, armazenar, monitorar e garantir a segurança de documentos e contratos da empresa rural. Esse processo permite que as informações permaneçam acessíveis, seguras e disponíveis sempre que necessário.
Vale lembrar que ao investir em sistemas de gestão de documentos eficientes, como a Assinei, os produtores rurais podem transformar seus negócios ao otimizar recursos, reduzir custos e aumentar a rentabilidade.
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